Kokkola - Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä

1) Rekisterin pitäjä
Kokkolan kaupunki, Tarkastuslautakunta
0179377-8
PL 43
67101 Kokkola
(06) 8289 111
www.kokkola.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Vastuuhenkilö: Tarkastuslautakunnan sihteeri puh. 044 780 9603
Yhteyshenkilö: Eija Kattilakoski

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Kaupunginkanslia / Arkistosihteeri puh. 044 780 9461

Rekisterin nimi

Kokkolan kaupungin sidonnaisuusrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään kuntalain 84§:n perusteella. Kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävän hoitamisessa.
Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Käsittelyn oikeusperuste:

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Henkilöpiiri:
Kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenet ja varajäsenet, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat, kunnanjohtaja, pormestari ja apulaispormestari sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä jaostojen esittelijät. Kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jaoston jäsenet ja varajäsenet, muiden lautakuntien ja jaostojen puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat.

Tietosisältö:
Yllä mainittujen henkilöiden kuntalain 84 §:ssä tarkoitetut luottamus- ja virkatehtävän hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuudet: luottamus- ja virkatehtävät, johtotehtävät ja luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävä varallisuus ja muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävän hoitamisessa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoitusvelvollisten tekemät sidonnaisuusilmoitukset.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tietoon. Kuntalain mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset kolmansiin maihin

Kuntalain mukaan kunnan on julkaistava rekisterissä olevat tiedot yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Kokkolan kaupungin sidonnaisuusrekisterin tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.

Henkilötietojen säilyttämisaika tai tämän ajan määrittämiskriteerit

Tiedot säilytetään rekisterissä tietoverkossa julkaistuna niin kauan kuin henkilö toimii ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvassa luottamus- tai virkatehtävässä. Kuntalain 84 §:n perusteella ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta.

Kansallisarkisto on määrännyt (30.6.2017 AL/10361/07.01.01.03.01/2017) arkistolain (831/1994) 8 §:n ja 11 §:n nojalla sidonnaisuusilmoitukset ja sidonnaisuusrekisterin tiedot pysyvään säilytykseen yksinomaan sähköisessä muodossa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen vienti rekisteriin sekä rekisterin tietojen muokkaus vaatii vahvaa tunnistautumista (TUPAS -tunnistautuminen). Rekisteriä ylläpidetään turvallisissa konesaleissa, joissa on erillinen pääsynvalvonta.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Tietosuojalaki (1050/2018)